Langkah-langkah :
1) Membuat “Dokumen master” atau “Main dokumen”.
2) Membuat “Data Source”.
Berikut adalah cara-cara membuat data source pada ms. Word 2007 :
a) Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih start mail merge, setelah itu pilih select recipients. Pada menu ini terdapat tiga pilihan, yaitu :
i. Type New List, pilihan ini jika kita ingin membuat data source yang baru.
ii. Use Existing List, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source yang ada.
iii. Select from outlook contacts, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source yang berasal dari alamat outlook.
Karena kita akan membuat data source yang baru, maka kita pilih pilihan pertama yaitu “Type New List”.
b) Setelah itu akan muncul kotak “New address list”, pada kotak inilah kita bisa mengisikan data-data yang akan kita gabungkan dalam dokumen master yang kita buat sebelumnya.
Apabila field yang disediakan oleh Ms.word tidak sesuai dengan yang kita butuhkan kita dapat menambahnya dengan mengklik tombol customize columns.
c) Setelah itu akan tampil kotak customize columns,
· Untuk menambahkan field-field yang kita butuhkan tekan tombol “add”.
· Untuk menghapus field tekan “delete”.
· Untuk mengubah nama field tekan “rename”.
d) Setelah selesai menambahkan field-field yang kita butuhkan, maka kita kembali ke kotak “New address list” , selanjutnya kita akan mengisi field-field yang telah kita buat dengan data-data yang kita miliki, seperti gambar dibawah berikut ini:
· Untuk menambah data tekan tombol “New Entry”
· Untuk menghapus data tekan tombol “Delete Entry”
· Untuk mencari data tekan tombol “Find”
e) Jika data yang kita masukkan sudah cukup, tekan tombol OK , setelah itu kita akan diminta untuk menyimpan data source tersebut,
3) Menggabungkan Data source kedalam Dokumen Master.
Setelah kita membuat dokumen master dan data source maka langkah berikutnya adalah menggabungkan isi field yang kita buat tersebut kedalam dokumen master.
Berikut adalah langkah-langkahnya :
· Letakkan kursor dimana data akan diletakkan;
· Kemudian pilih menu mailings pada toolbar, setelah itu pilih select recipients, kali ini kita pilih use existing list,
Kemudian kita akan diminta memilih daftar field yang telah kita buat, pilih file yang kita simpan sebelumnya. Setelah itu tekan open.
Kemudian pilih tombol insert merge field yang ada pada menu mailings,
Maka akan muncul kotak “Insert Merge Field”.
- Kemudian pilih field yang ingin kita gabungkan pada dokumen master, setelah itu tekan tombol insert.
· Setelah selesai menggabungkan field dengan dokumen master, maka tampilan dari dokumen master akan seperti berikut :
4) Melihat Hasil Dari Dokumen Master yang telah digabung
Untuk melihat hasil gabungan dari dokumen master dengan field yang kita masukkan, klik tombol Peview Result yang ada pada menu mailings.
Maka tampilan dari dokumen master akan seperti berikut :
Dengan menggunakan program Mail Merge pada Microsoft Word. Dimudahkan dalam membuat Surat dalam jumlah banyak (massal). Cukup membuat satu master surat, sedangkan datanya disertakan kemudian.
Sebuah surat yang isinya sama dikirim ke banyak orang, misalnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan lain-lain. Word for Windows menyediakan fasilitas untuk mem-buat surat seperti itu dengan cepat dan mudah, yaitu dengan bantuan Mail Merge Helper.
Dengan Mail Merge Helper, dapat juga membuat label alamat, amplop atau katalog, dengan cara mengorganisasikan data surat digabung dengan dokumen utama surat serta mencetak hasil gabungannya.
*Salah Satu Contoh yang sudah jadi *
SeLaMat Mencoba..... ^^
